Verlies van een collega

’s Avonds laat word ik gebeld door een managing director van een multinational. Een collega is plotseling overleden. Wat staat hem te doen? Waar moet hij beginnen? Zo snel mogelijk HR informeren over wat er is gebeurd. De volgende ochtend zorgen dat het hele team bijeenkomt. Als het lukt, meteen zorgen voor professionele ondersteuning. Zorgen voor een boek en foto van de overleden collega in een aparte ruimte. Hier kan iedereen zijn gedachten en herinneringen inzetten ter nagedachtenis aan hun dierbare collega. Houd ook rekening met vragen over de doodsoorzaak. Zeker als er weinig details bekend zijn, kan dat heel confronterend zijn. Voorkom interpretaties.

Dan komt het proces langzaam op gang. Is er een rouwprotocol? Hoeveel bedrijven zitten ineens met de handen in het haar als blijkt dat er veel niet geregeld is.
Daar waar we zorgen voor onze werknemers tijdens het uitoefenen van hun functie, vergeten we voor ze te zorgen bij overlijden. Dat is niet omdat we dit niet willen, het komt over het algemeen niet zo snel bij zowel leidinggevenden alsmede op de werkvloer in de beleving voor, omdat we altijd toekomstgericht zijn.

Afscheidsdienst

De begrafenis komt in zicht. In overleg met de familie hoor je wie er welkom is van het team? Vergeet niet dat afscheidsdiensten bij andere culturen niet hetzelfde verloopt als bij het christendom, waarop onze samenleving is gebaseerd. Soms betekent dit dat er geen mogelijkheid is tot afscheid nemen. Hierin is dan voor jou als HR een taak weggelegd om dit te kunnen ondervangen. Zorg voor een herdenkingsmoment waar alle betrokken teams samen kunnen komen.

Zorgen voor je werknemer na overlijden

Hoe goed zorg je bijvoorbeeld voor de nabestaande van een werknemer? Hoeveel salarissen betaal je nog na het overlijden? Is er een overlijdensrisicoverzekering? De lasten stoppen immers niet. Bij overlijden van een partner blijkt vijftig procent van de vrouwen en hun gezin op bijstandsniveau terecht te komen. Dat wil je als bedrijf natuurlijk voorkomen.

Hoe maak je overlijden kenbaar?

Afhankelijk van de functie van de werknemer moet je rekening houden met de cliënten van de organisatie. Hoe maak je kenbaar dat je werknemer is overleden? Dat kan zakelijk via social media zoals LinkedIn, maar persoonlijk schrijven via mail of per brief blijft de voorkeur hebben. Daarnaast kan een advertentie in landelijke dagbladen nog steeds. Vanzelfsprekend is het afhankelijk van het contact dat de overleden medewerker had met de cliënt.

Het team

Wat komt er op het pad van de teamleden: Zorgen voor ruimte om met elkaar te kunnen delen wat ze missen. Daarnaast moet de organisatie ook blijven functioneren. Dat vergt concentratie die er juist dan nauwelijks is. Zorg dat je elkaar kunt aflossen en opvangen. Wie neemt bijvoorbeeld de cliënten over? Kunnen ze onderling verdeeld worden of neemt één collega alles over?

Let erop dat met dit rouwproces vaak nog ander onderliggend verlies naar boven komt. Juist dan komt het aan op goede begeleiding. Het loont de moeite om hierin te investeren in je medewerkers. Dit voorkomt onnodig verzuim. Een goede rouwtherapeut of coach die gespecialiseerd is in rouwbegeleiding op de werkvloer betaalt zichzelf terug.

Praktische zaken

Was er een telefoon van de zaak en werd deze ook privé gebruikt? In principe blijft de telefoon eigendom van de zaak. Dit geldt ook voor de computer. Hoe kom je achter wachtwoorden wanneer deze niet door het bedrijf zelf zijn verstrekt? Bedenk ook dat de directe nabestaanden soms de betreffende apparatuur thuis hebben. Hoe ga je daarmee om? Het is belangrijk te weten dat wanneer je het telefoonnummer opzegt, daarmee binnen afzienbare tijd alle gegevens verdwijnen, tenzij je een back-up hebt gemaakt. Daarnaast: wat is privé en wat is zakelijk? Die scheiding is niet altijd makkelijk te maken. Je kunt hiervoor een bedrijf inschakelen die hier uiterst discreet mee omgaat en zorgt dat wat privé is ook zo blijft. Ook de auto van de zaak dient terug te komen en mogelijk moet het leasecontract beëindigd worden. Allemaal uiterst pijnlijke zaken die geregeld moeten worden. Als HR ben je verantwoordelijk voor dit soort zaken.

Bij verlies van een collega komen dus veel zaken kijken wat je niet altijd voorzien hebt:

1. Zorgen dat het betrokken team zo snel mogelijk geïnformeerd wordt.
2. Professionele opvang regelen voor teamleden.
3. Contact onderhouden met familie (rekening houdend met andere culturen).
4. Praktische zaken regelen.

De bias dat het na drie maanden wel voorbij is, blijkt de grootste fout die er gemaakt kan worden. Verkijk je hier niet op en houd hier rekening mee.